4.-8. novembrini 2019 toimus Tallinnas JCI Maailmakongress, mis on läbi aegade suurim Eestis toimunud konverents.

 

Konverentsi väljakutseteks olid

  • kuidas tuua Eestisse ligi 4100 inimest üle maailma;
  • kuidas korraldada kommunikatsioon ja turundus meeskonnasiseselt ning enam kui 100-sse erinevasse riiki;
  • kuidas tekitada huvi ka Eesti meedias?

JCI Maailmakongressi puhul on tegemist Ettevõtlike Noorte Koja, vanuses 18-40 a, kõige olulisema sündmusega aastas. Pärast 2006. aastal Eestis korraldatud JCI Euroopa konverentsi alustati läbirääkimisi organisatsiooni maailmakongressi pidamiseks Eestis. Korraldusõiguse saamine 2017. aasta lõpus tõi kaasa õnnejoovastuse, aga ka teadvustamise, et tuleb seista silmitsi väljakutsega, kuidas korraldada Eestis nii suur ja rahvusvaheline sündmus. Ürituse toimumise ajaks on novembrikuu, kus ilm on üldjuhul kehv ja turismiatraktsioonid praktiliselt olematud – väljakutseks oli leida õiged sõnumid ning presenteerida meie riigi parimaid külgi veenmaks liikmeid sündmusest osa võtma.

 

Konverentsi eesmärk

Konverentsi kommunikatsioonis ja turunduses oli kaks peamist eesmärki: tutvustada Eestit väliskülalistele atraktiivse sihtkohana, kuhu tasub tulla tutvuma meie looduse erakordse ilu ja puhtusega ning teisalt suurepärase koolitus-ning konverentsiprogrammiga, et pakkuda kõigile osalejatele elamusi ning palju väärtusliku sisu.

Konverentsi kommunikatsiooni- ja turundustegevused jagunesid laias laastus neljaks:

  • „näost-näkku” suhtlus;
  • digitaalne turundus;
  • saadikute võrgustik;
  • ajakirjandus ja meedia.

Kommunikatsiooniviisid toetasid viit suuremat eesmärki:

  • tuua 2019. aasta JCI Maailmakongressile tasuvuskünnise ületav arv osalejaid;
  • konverentsiprogrammi reklaamimine – fookuspäevad, kõrvalprogrammid, õhtused sündmused jne;
  • teadlikkuse tõstmine JCI organisatsiooni kohta;
  • kaasata sponsorid ja partnereid;
  • konverentsi sõnumi edastamine ja selle järgimine.

Konverentsi korraldamise seisukohalt oldi konkreetsed, et mõju keskkonnale peab olema minimaalne, mistõttu kommunikatsiooni- ja turundusmaterjalide seisukohast jagati infot valdavalt onlines ja digiseadmetes – ei kasutatud trükitud uudiskirju, voldikuid ega ajalehti, mis varasemate JCI konverentside puhul on olnud tavapärane praktika.

Turunduse eelarve kõikide kanalite jaoks kokku oli 75 000 eurot. Kui panna antud number perspektiivi, siis turunduslike kulude seisukohalt saaks suurürituste puhul kulutada selle summa näiteks ainult reklaamvideo loomisele või ühel messil osalemisele. Aga JCI Konverentsi korraldati enamjaolt vabatahtliku tööna, kasutades minimaalseid vahendeid – vältides materjalide tootmist/trükkimist, korduvkasutades messibokse, tehes bartertehingud ja muud taolist optimeerimist, siis ainult see võimaldas antud summa eest 4100 osalejaga nädal aega kestva konverentsi korraldada.

Turundussõnumite jagamine

Turundussõnumite jagamiseks erinevatele sihtgruppidele kasutati järgmisi turunduskanaleid: Facebook, Emaili uudiskirjad, JCI Maailmakongressi koduleht, Instagram, Youtube, saadikud, trükimeedia, televisioon ja raadio, pressikonverents, koostööpartnerite kanalid, messid üle maailma, Tallinna Ühistransport, WhatsApp, Messenger, JCI App, Trello ja Slack.

Kolmepealine turundus

Suures plaanis võib jagada JCI Maailmakongressi turunduse ja kommunikatsiooni kolme suuremasse gruppi: meeskonnasisene, JCI liikmetele suunatud ja Eesti-sisene turundus ning kommunikatsioon. 

1. Meeskonnasisene turundus ja kommunikatsioon – juhtgrupp, meeskond, vabatahtlikud

Nii mastaapse sündmuse korraldamine nõuab palju abikäsi. Korraldusmeeskond koosnes 130st inimesest, sh Eesti tiimis oli 75 inimest ja JCI Soome tiimis 55 inimest. Meeskonda juhtis 11 liikmeline juhtgrupp – Kai Kuusik-Greenbaum, Sigrid Kivimäe, Mari-Liis Tenno, Helena Heidemann, Helen Aavisto, Sven Aulik, Age Rosenberg, Heikki Ihanamäki, Elis Paas ja Tarmo Saremat. Lisaks ametlikule korraldusmeeskonnale aitas konverentsi ajal õnnestumisele kaasa üle 300 vabatahtliku.

Juhtgrupp vastutas üheksa valdkonna eest: logistika ja turvalisus, turundus ja kommunikatsioon, müük, administreerimine, personal, programm, partnerlus, finants ja toitlustus.

Kuna inimeste arv oli suur, siis tuli kanda hoolt selle eest, et õige info jõuaks õigete inimesteni õigel ajal ning see nõudis häid kommunikatsiooni tööriistu.

Lihtsa ja kasuliku suhtlusvahendina tõestas end “Slack”, läbi mille oli võimalik erinevad organiseerimist vajavad teemad lihtsasti grupeerida, infot jagada ja tagasisidet küsida. Ka Trellot kasutati ülesannete kirjeldamiseks vähesel määral ja mõnedel meeskondadel oli see täiendavaks töövahendiks Slacki kõrval.

Alates 2018. maist toimusid erinevate valdkondade meeskondade sisesed iganädalased „näost näkku” koosolekud, konverentsi lähenedes peeti need enamjaolt Skype-s.

Lisaks suhtluskanalile Slack kasutati ka ühtset dokumendihaldussüsteemi Drive’i, mis võimaldas osapooltele  24/7  juurdepääsu kõikidele materjalidele.

Turundus- ja kommunikatsiooni meeskonda kuulus 13 inimest:

Mari-Liis Tenno – Turundus- ja kommunikatsioonidirektor
Arina Shcherbova – Kommunikatsioonijuht ja Facebook, Instagram postituste juht
Anni Rasinen – Uudiskirjad
Anna-Mari Hani – Veebilehe ja disaini juht
Maili Saarva – Kingituste juht
Ele Kuusk – Kampaaniate juht
Esme Kassak – Eesti meediasuhted ja JCI APP juht
Hannela Viigi – Facebook postitusted
Jaanika Lill – Estonishing Estonia vlog juht
Romet Vaino and Tiina Tali – Estonishing Estonia vlog
Eneli Riim – Videograaf
Väino Pool – Fofograaf

Projekti varasemas staadiumis panustasid: Stella Täht, Kristi Schumann, Anne Rebenits, Indrek Eenmaa, Madis Kirsman, Ergo Eelmets, Indrek Käsper, Sigrid Hänni, Katre Laan, Amna Bila, Maryna Puzyrova.

 

2.  Turundus JCI liikmetele

Konverentsil osales 3444 JCI liiget. Suurimad delegatsioonid saabusid Jaapanist (1209 inimest), Soomest (549 inimest), Saksamaalt (204 inimest), Prantsusmaalt (100 inimest) Koreast (100 inimest) ja Šveitsist (98). Algselt pidi konverentsil osalema rohkem inimesi, kuid paljud inimesed ei saanud osaleda seoses viisaprobleemidega. Enamus viisade tagasilükkamisi said inimesed Süüriast, Nigeeriast, Jordaaniast, Indiast, Bangladeshist ja Nepaalist.

JCI Maailmakongress koosnes suurematest ja väiksematest sündmustest: seminarid, töötoad, koolitused, koosolekud, fookuspäevad jne. Kõik delegaadid vajasid eelinformatsiooni, mis tekitaks neis soovi konverentsil osaleda. Samuti oli vaja jagada ürituse ajal  operatiivset organisatoorset informatsiooni, sest sündmused toimusid kümnes erinevas asupaigas üle terve Tallinna – Saku Suurhall, Radisson Blu Olümpia, Radisson Blu Sky, Kultuurikatel, Tondiraba Jäähall, Kalevi Spordihall, Tallinki tennisekeskus, Alexela Spordikeskus, Tallinna Lauluväljak, Cathouse kontserdimaja. Lisaks toimusid külastused ettevõtetesse ning väljasõidud loodusesse nii Eesti ja ka lähiriikidesse – Soome, Venemaale ja Läti Vabariiki.

Veenmaks JCI liikmeid konverentsil osalema fokuseeriti turundus järgmistele teemadele:

Lisaks konverentsiaegne turundus transpordi, hotellide ja toitlustuse kohta. Pidevalt otsiti lahendusi, mis edastaksid värsket informatsiooni ja nii näiteks sisestati kodulehele lõunasöögi info – kui Google Sheetis info muutus, uuendati informatsioon automaatselt ka kodulehel.

Saadikutele ja müügiinimestele üle terve maailma koostati turundusmaterjalid sh detailne manuaal, mida kasutada konverentsi müümiseks. Kõik materjalid olid üleval veebilehel, et neid saaks kasutada igal ajal, kui vaid vajadus tekib. Need on leitavad: https://jciwc2019.com/materials-for-marketing-use/

Ühe tööriistana kasutati konverentsi ajal ka JCI APPi, mis töötas sõnumikandjana, aga samas kopeeris see suures osas kodulehel avaldatud infot. Eelisena kodulehe ees saab välja tuua märguannete saatmise võimaluse, mis andis hea tööriista kiirete sõnumite edastamiseks: nt üleskutsed osalemiseks, muudatused ajagraafikus, erinevate sooduskupongide saatmine jne.

 

3.  Turundus Eesti-siseselt – partnerid, meedia

Konverentsi poleks saanud korraldada ilma koostööpartneriteta. Kokku oli neid ligikaudu 100, kes jagasid konverentsi kohta informatsiooni oma kanalites. Suuremad partnerid olid Dagcoin, Finnair, Estonian State (Ministry of Culture), Tallinn City, Enterprise Estonia, Estonian Business School, TalTech, Mainor University, Kinkston, Amserv, Tallinn City Transportation, Bolt.

Kolm suuremat partnerit, kellega koostöös toimusid kolm teemapäeva, olid Edu Akadeemia, Tehnopol ja Äripäev.

Edu Akadeemiaga koostöös toimus Transformatsiooni päev ehk “Better You”. Kohale tulid maailmakuulsad esinejad, teiste seas Robin Sharma ja Eric Edmeades. Teemapäev toimus Saku Suurhallis ning kestis kogu päeva.

“Digitaalse Innovatsiooni” teemapäeva suurpartneriks oli Tehnopol ning teemapäev toimus valdavalt Kultuurikatlas. Eesmärk oli tutvustada Eesti edukaid idufirmasid ning nende edulugusid. Lisaks toimus 48 tunnine häkaton, mis hõlmas tiimi moodustamist, idee genereerimist ja valmis prototüübi ehitamist. Lisaks toimusid teemapäeva raamas külastused edukatesse idufirmadesse nagu TransferWise, Cleveron  ja Pipedrive.

Kolmanda teemapäeva, “Puhta Maailma Päev”, suurpartneriks oli Äripäev, kes jagas informatsiooni ürituse toimumise kohta oma kanalites ning lisaks paiskas oma veebilehel müüki piletid teemapäevale. Puhta Maailma teemapäeva idee oli tutvustada ideid, kuidas igaüks meist saaks käituda planeeti Maa säästvalt. Kohal käisid valdkonna tipptegijad ning lisaks rääkis Eesti saavutustest maailma jätkusuutlikumaks muutmisel Eesti Vabariigi president, Kersti Kaljulaid.

Konverentsile sooviti tuua külastajaid ka väljastpoolt JCI kogukonda ja selleks loodi JCI Maailmakongressi tarbeks ka eestikeelne koduleht, mis sisaldas endas konverentsi põhiinformatsiooni.

https://jciwc2019.com/isikuarengu-ja-juhtimiskonverents/

Eesti meediat kaasati peamiselt pressiteateid saates ja erinevaid intervjuusid andes, siin kokkuvõte ilmumistest:

04.12.2019 Delovõje Vedomost Sharma eduka inimese valem: ärka kell viis!
22.11.2019 Äripäeva lisa: Puhta Maailma Päev JCI World Congress 2019
25.11.2019 Äripäev Eluterve ärivaist tuleviku ettevõtluse eeltingimus
25.11.2019 Äripäev Sharma jagab eduka inimese saladust
10.11.2019 Ringvaade Clean World Day, min 13
08.11.2019  President  At the Junior Chamber International (JCI) World Congress „Clean World Day“
08.11.2019 Tehnopol JCI häkaton tõi kokku osalisi peaaegu 50 riigist
08.11.209 Goodnews JCI maailmakonverents saab inspireeriva punkti Puhta Maailma Päevaga
07.11.2019 Äripäev Intervjuu: kuidas korraldada suurüritust vastutustundlikult
06.11.2019 BestSales Eric Edmeades: elu olgu nagu hea raamat, mitte piinav teos, mida lugeda ei suuda
06.11.2019 Äripäev Raadiohommikus: JCI maailmakongress ja oktoobrirevolutsioon
06.11.2019 OHO Live TV Eesti JCI World Congress – Global Village 2019, kongressi direktor Kai Kuusik-Greenbaum ja Stigo kaasasutaja Ardo Reinsalu
06.11.2019 ECB Record-Smashing JCI World Congress Under Way in Tallinn
05.11.2019 Tallinn.ee Eestis toimuv läbi aegade suurim konverents – JCI Maailmakongress – paistab silma innovatiivsete lahendustega
05.11.2019 ECB Eestis toimuv läbi aegade suurim konverents – JCI Maailmakongress – paistab silma innovatiivsete lahendustega
05.11.2019 BestSales Robin Sharma: ohverdame tervise, et saada jõukamaks, ja hiljem kulutame raha ravimisele
05.11.2019 Goodnews Roland Tokko: Robin Sharma andis hiljaaegu välja uue raamatu “Kella viie klubi”, mis avas võimaluse ta Eestisse tuua
03.11.2019 Ärileht, Delfi Paariks aastaks maailmas kõige tsiteeritumaks eestlaseks kujunenud endine e-residentsuse programmi juht saab maineka auhinna
02.11.2019 Järva Teataja, Postimees Õpilased saavad tasuta osaleda suurel keskkonnakonverentsil
31.10.2019 Postimees Kaspar Korjus selected Outstanding Young Person by JCI
31.10.2019 Uudis.eu Eesti suurim häkaton juba järgmisel nädalal
31.10.2019 Valitsus Valitsus pidas istungi, pressikonverentsil: Helme, Aab, Kiik ja Reinsalu
31.10.2019 ITuudised Eesti suurim häkaton juba järgmisel nädalal
30.10.2019 Pilguheit Eestlane valiti maailma parimaks nooreks
30.10.2019 Uudis.eu Eestlane valiti maailma parimaks nooreks
30.10.2019 Eesti.ca Eestlane valiti maailma parimaks nooreks Postimehest
30.10.2019 Majandus24, Postimees Eestlane valiti maailma parimaks nooreks
29.10.2019 Ragnsells Ragn-Sells ja JCI viivad õpilased aasta suurimale keskkonnakonverentsile
29.10.2019 Elmar Aga miks?: Krista Tomson ja Annet Muru nõude kogumise kampaaniast
29.10.2019 ERR Ettevõtlikud noored korraldavad üle-eestilise nõudekorjanduse
29.10.2019 Bioneer JCI konverents toob järgmisel nädalal Tallinna 5000 delegaati ja Robin Sharma
28.10.2019 Goodnews JCI Maailmakongressi 2019 projektijuht Kai Kuusik-Greenbaum: huvi Sharma vastu on olnud sama suur kui mõne rokkstaari puhul
26.10.2019 Cimunity A hot autumn for Estonia’s conference industry 2019
25.10.2019 Pilguheit Pööningud puhtaks! Noored koguvad vanu nõusid, et võõrustada Tallinnas hiiglaslikku konverentsi. Vaja on 5000 taldrikut, tassi ja nuga-kahvlit.
25.10.2019 Delfi Pööningud puhtaks! Noored koguvad vanu nõusid, et võõrustada Tallinnas hiiglaslikku konverentsi. Vaja on 5000 taldrikut, tassi ja nuga-kahvlit.
25.10.2019 Sakala, Postimees Alanud on üle-eestiline nõude korjandus
23.10.2019 Kuku Intervjuu: Kadi Villers ja Siim Lepisk JCI maailma suurkonverents ja häkaton
11.11.2017 ECB JCI toob 2019. aastal Tallinna 5000 noore ettevõtja maailmakongressi
10.11.2017 ERR 5000 külastajat: JCI korraldatav konverents kompab Tallinna võimete piire

Pressikonverents

Konverentsi alguses, 4. novembril, toimus ka pressikonverents, millest võtsid osa JCI Maailmakongressi direktor Kai Kuusik-Greenbaum, JCI Estonia president Anni Oja, teemapäevade juhid Roland Tokko (Transformatsiooni päev), Siim Lepisk (Digitaalse Innovatsiooni päevad) ja Kadi Kenk (Puhta Maailma Päev) ning  JCI World President 2019 Alexander Tio. Kajastust sai konverents nii eesti- kui ka venekeelses meedias.

Turundustegevuste tulemustest

Peamiselt saadi tulemused orgaanilise levimise tulemusel ja makstud reklaami kasutati piiratud eelarve tõttu minimaalselt. Ajaperiood, millal turundustegevusi tehti, oli ca 1,5 aastat. Koduleht avalikustati oktoobris 2018.

 

Facebook

LINK: https://www.facebook.com/jciwc2019/

Koguti 6184 jälgijat, sealhulgas suurim hulk jälgijaid oli Soomest (698 inimest), Eestist (640 jälgijat), Indiast (350 jälgijat), Saksamaalt (271 jälgijat), Prantsusmaalt (224 jälgijat) ja USAst (196 jälgijat). Facebooki turundusraporti järgi kogusid populaarseimad postitused 47-85 jagamist, 6455 kuni 27 267 meeldimist ja 28 kuni 47 kommentaari.

Orgaaniline levi Facebookis jõudis: päevas 186 719 inimeseni, nädalas 886 551 inimeseni ja kuus 1 676 108 inimeseni.

Riigid, mille inimesteni sõnumid jõudsid: Eesti, Soome, India, Tuneesia, Prantsusmaa, Saksamaa, Malaisia, Jaapan, Ameerika Ühendriigid, Boliivia, Taiwan, Belgia, Suurbritannia, Läti, Honduras, Nepal, Filipiinid, Lõuna-Korea, Hongkong, Kanada, Holland, Mali, Paraguay, Nigeeria, Šveits, Taani, Kambodža, Rumeenia, Mongoolia, Rootsi, Itaalia, Poola, Haiti, Iirimaa, Norra, Mauritius, Venemaa, Hispaania, Elevandiluurannik, Türgi, Süüria, Bangladesh, Brasiilia, Austraalia, Zimbabwe.

Uudiskirjad

Meililisti koguti 5569 emaili läbi erinevate kanalite – kodulehe opt-inid, Facebooki mängud, visiitkaardid jne. Kokku saadeti 45 mass-emaili, millest mõnede avamise määr (open rate) ulatus rekordilise 66.01 %-ni. Top 4 kirja avamise määr oli 65.03 % kuni 66.01%. Top kolme kirja unikaalsete klikkimiste arv ulatus 267-st kuni 393-ni.

Top 4 emaili avamise määr oli:
1) Registration for the WC2019 Senate Programme (66.01%)
2) KUTSE | INVITATION – 23.11 @20:00 Club Teater (65.88%)
3) Important information about registering to World Congress sessions! (65.03%)
4) Registration to the JCI World Congress Program now OPEN (65.03%)

Top 3 emaili unikaalsete klikkimiste arv:
1) World Congress webshop is now open! Order by 20th of October and get 20% discount! (393)
2) Important information about registering to World Congress sessions! (309)
3) JCI World Congress is soon here!  (267)

 

Koduleht

Koduleht oli peamine kanal ajakohase informatsiooni edastamiseks. Seda külastas ligikaudu 60 000 inimest 191 riigist ning keskmiselt veedeti lehel 2 min ja 39 sek.

TOP 6 enim külastusi teeninud lehte:
https://jciwc2019.com/ (77 211 vaatamist)
https://jciwc2019.com/program/ (31 670 vaatamist)
https://jciwc2019.com/register/ (26 627 vaatamist)
https://jciwc2019.com/tours/ (11 092 vaatamist)
https://jciwc2019.com/digital-innovation/  (10 370 vaatamist)
https://www.jciwc2019.com/info/hotels/  (10 294 vaatamist)

 

Instagram ja Youtube

Linkhttps://www.instagram.com/2019jciworldcongress/ 
Linkhttps://www.youtube.com/channel/UC93Elvrt7fXpXLU719XgD2w

Instagrami tehti 247 postitust ja konto kogus 2077 jälgijat.
Youtube kanal kogus 151 jälgijat ning kontole lisati 52 videot. Kõige populaarsem video kogus 1100 vaatamist. Keskmiselt vaadati videoid 50-100 korda.

 

E-pood

Link: https://shop.jciwc2019.com/

Konverentsi raames loodi JCI Maailmakongressi kodulehele koostöös Kinkston Kingiagentuuriga e-pood, mida külastasid inimesed 107 riigist. Tellimusi tuli kokku 27 erinevast riigist, peaaegu kõikidelt kontinentidelt. Eestlastele eksootilisematest kohtades tuli tellimusi näiteks Filipiinidelt, Nigeeriast, Zambiast, Gabonist, Kameroonist, Barbadoselt, Nepaalist, Curacaost ja Katarist.

Lisalugemist: https://www.kinkston.ee/e-pood-vallutas-kahe-kuuga-pool-maailma/

Ülemaailmsed messidel osalemised

Poole aasta jooksul, eesmärgiga Eestis toimuvat JCI Maailmakongressi tutvustada ja piletiostule ergutada,  osalesid JCI liikmed messidel ja konverentsidel järgmistes riikides: Holland, Belgia, Nigeeria, Mauritius, Lõuna-Korea, Argentina, Prantsusmaa, Saksamaa, Soome, Rootsi, Läti, Leedu, USA, Jaapan, Filipiinid, Taani, Inglismaa, India, Venemaa, Austria, Bulgaaria.

Kokkuvõte

JCI Maailmakongress toimus Eestis 4.-8. Novembril 2019.a.  Kokku osales 4100 inimest 99-st riigist. Eesmärkideks oli tutvustada Eestit atraktiivse reisi sihtkohana ja pakkuda sisukat konverentsi. Väljakutseterikas teekond vabatahtlike tiimiga sellises mastaabis üritust korraldada, andis kogu meeskonnale hea ja võimsa kogemuse ja tohutu inspiratsiooni, et kõik on võimalik, kui Sinu kõrval on inimesed, kes ei kao ära ka rasketel hetkedel, mõtlevad lahenduskeskselt ja teavad, et alati on olemas teine tee, mis lõpuks kõigile naeratuse näole toob ning suures pildis töötab ehk pareminigi, kui algne plaan ette nägi.