Sündmused meie elus – need on lood, mis meile meelde jäävad – hetked, kohad, inimesed. Kõik see, mis tekitab emotsioone ja mälestusi.

Turundjatel on soov meelde jääda ja eristuda ning seda pakub ideaalselt sündmuste korraldamine. Need võivad olla nii veebipõhised kui ka füüsilised, näiteks näitused, toote presentatsioonid, valdkonna konverentsid, külastused jne.  Sündmusturunduse puhul võib kõige olulisemateks pidada läbi nende suhete loomist, heasoovlikkuse ülesnäitamist ning müüjate ja ostjate suunal usalduse tekitamist. Läbi sündmusturunduse on võimalik tekitada vahetumad ja perspektiivikamad suhted, mis koos teiste turundustegevustega annab suurepärase võimaluse soovitud tulemusi saavutada.

Sündmus, mis jääb meelde tegijate ja sisu poolest, on iga turundaja unistus. Pole mõtet teha asja tegemise pärast. Eesmärk ei ole lihtsalt reklaami teha, vaid anda edasi sõnum oma olemuse kohta.

Miks sündmusturundusele panustada?

1)      Tõstab bränditeadlikkust. Sihtrühmale suunatud üritused annavad märku ettevõtte käekäigust, tõstes usku ettevõtte hästi toimimisse. Lisaks on võimalik läbi sündmuste jagada oma mõtteid, ideid, tõekspidamisi. Tihti külastavad olulisi valdkonna sündmusi ka ajakirjanikud, kes kajastavad toimunut laiemalt.

2)       Loob tugevamad suhted. Sündmusturundus annab head võimalused lähedasemate suhete loomiseks, sest ettevõtete taga on inimesed. Kohalviibijatele on teema oluline ja selle baasil on võimalik neid ettevõttega tihedamalt siduda ja edaspidi koostööd arendada.

3)      Tekitab usaldust ja võimaldab järelmüüki. Olemasolevad kliendid, kellega on varem koostööd tehtud, ostavad kõige tõenäolisemalt uuesti, kui neil on positiivne kogemus. Läbi sündmuste on võimalik meelde jääda, turgu tundma õppida ja uusi projekte saada.

4)      Harib. Sündmustel on võimalik oma kliente harida teemal, mis neile korda läheb ja väärtust pakub.

Sündmusturunduse tööriistad

Virtuaalsed sündmused – need toimuvad üle veebi ja on näiteks vebinarid, nõupidamised, e-koolitused jne.

  • Webinarid on enamjaolt presentatsioonide, diskussioonide ja töötubade läbiviimiseks. Need võivad toimuvad nii reaalajas kui ka hiljem järelvaatamiseks. Reaalajas toimuval webinaril on võimalik kõigil osapooltel oma arvamust avaldada ja nii liigub informatsioon operatiivselt osapoolte vahel.
  • Virtuaalkohtumised toimuvad osalejatele erinevates virtuaalsetes asukohtades, et osalejaid koolitada, neile materjale ja tööriistasid jagada ning suhteid luua. Virtuaalkeskkonnas kohtumisel on võimalik kohtuda olenevalt eesmärgist nt ka uute töötajatega. Enamjaolt toimuvad need reaalajas, et informatsioon kiiremini liiguks.

Reaalsed e füüsilist kohalolekut nõudvad sündmused – annavad parema võimaluse suhete loomiseks, sest kõik osapooled on füüsiliselt kohal ja sündmuse suhtes meelestatud ehk teadlikud teemast ja sisust.

  • Näitused – teatud kitsama suuna või valdkonna põhisündmused, kus mitmed erialaesindajad kogunevad ühe katuse alla. Üldiselt tutvustatakse seal oma uuemaid lahendusi, oma kohaloluga näidatakse ettevõtte võimekust, kogutakse turult informatsiooni ja luuakse suhteid.
  • Konverentsid – korraldatakse harimise ja informatsiooni jagamise eesmärgil. Teatud spetsiifilist teemat lahkavad omaala eksperdid.
  • Kohtumised üks-ühele või  inimeste grupiga – hommiku-, lõuna- ja õhtusöögid on suhete arendamiseks. On ütlus, et ära söö mitte kunagi üksi lõunat, sest seda jagades, õpid Sa tundma uusi inimesi ja kunagi ei või teada, milline koostöövõimalus võib kohtumisest välja kasvada.

Kuidas korraldada häid sündmusi?

Tea sündmuse eesmärki – mida täpsemalt Sa suudad need enda jaoks eesmärgi kirjeldada ja sündmuse mõõdikud määratleda, seda suurepärasemaid tulemusi sündmuse korraldamine annab. Sihtrühmavalik ja eeltöö osalejatega nt varajased kutsed, ülehelistamine jne toovad ka paremaid tulemusi.

Tunne sihtrühma– mida täpsemalt on kirjeldatud sihtrühm, kes sündmusest peaks osa võtma, seda lihtsam on koostada neile sobivamat ja kõnetavamat sõnumit.

Ole asjakohane  – vaatamata sellele, kas Sinu sündmus on füüsiline või virtuaalne, pead Sa teadma, et kõik Sinuga seonduv, annab ülevaate Sinu kui brändi kohta. Visuaal ja sihtrühmaga suhtlemine loovad Sinu kuvandi ja seda ei tasu alahinnata. Lisaks tasub meeles pidada, et kõik materjalid, tööriistad, jagatav informatsioon annavad Sinu ettevõtte kohta teadmisi, kuidas Sa ennast turul positsioneerid.

Hea kommunikatsioon – selleks, et sündmuse korraldamine annaks oodatud tulemusi, tuleb teha korralikku eeltööd. Kõikide kommunikatsioonivahendite kasutamine, mis aitavad Sul sihtrühmani jõuda ja neid Sinu sündmusel osalema veenda, on eelduseks tulemustele. Reklaami korraldamiseks tuleb valida sõnumite väljasaatmise kanalid emailist pressiteadeteni ja leida sobiv intervall, et sihtrühm näeks ja tunneks, et sõnum on temale ja ta on oodatud.

Näitena messi korraldamise lihtsustatud kommunikatsioon:
– 1 kuu varem saadetakse välja pressiteade ja email kõigile oma kontaktidele, kes on oodatud sündmusest osa võtma;
– 2 nädalat varem – emaili teel kutse meeldetuletus ja sotsiaalmeedias üleskutse;
– 1 nädal enne sündmust – helistatakse kõige olulisemad kontaktid üle;
– 1 päev enne – meeldetuletus email.

Kaasa sotsiaalmeedia – ei saa alahinnata sotsiaalmeedia olulisust. Olenevalt sündmuse toimumiskohast – virtuaalne või füüsiline – suudab sotsiaalmeedia olulised sihtrühmad teemaga siduda ja sündmustest osavõtjate arvu kasvatada.

Pea osalejate üle arvet – tea, keda Sa oled kutsunud ja oma ülevaadet, kes on ennast registreerinud ja kes vajavad kohaleilmumiseks enam informatsiooni. Osalejatega tegelemine enne sündmust, sündmuse ajal ja pärast sündmust seob nad ettevõttega ja annab loodetud tulemusi.

Kaasa oma meeskond – sündmuse õnnestumiseks on oluline jagada informatsiooni ka oma meeskonnale, millised on ootused, kellega suhelda, millist informatsiooni jagada, kuidas käituda jne.

Mida vältida sündmuste korraldamisel?

Plaani puudumist – kui Sa ei tea sündmuse eesmärki ega sea mõõdikuid, siis võib eeldada, et sündmuse tasuvus ei ole kaugeltki nii kõrge, kui võiks täpsete eesmärkide ja mõõdikute seadmisel olla.

Ebapiisavat mehitatust –  kui Sa ei suuda sündmuse ajal ära katta informatsioonist huvitatud külastajaid ja nad peavad Sinu järgi ootama või üldse pettunult tagasi pöörduma, siis ei mõju see ettevõttele imagole hästi.

Niisama lobisema jäämist – ei tohi unustada, mis oli sündmuse eesmärk. Suhelda võib üldisematel teemadel, aga ei tohi unustada, mida soovisid läbi suhtluse saavutada.

Ajakavas mitte püsimist – kui kuupäev on määratud, siis peavad kõik tegevused olema õigeaegselt tehtud.

Mitte eristumist – on oluline konkurentide seast välja paista, sest halliks massiks jäädes ei ole ju lõpuks vahet, kas sündmus toimus või mitte, sest Sa ei jää meelde ning seost Sinu ettevõttega ei teki ega talletu.

Mida sündmuse korraldamisel meeles pidada?

Toon siia ühe sündmuse korraldamise plaani, mida tuleks vastavalt sündmusele kohandada.

  • Sündmuse nimi – näitus, vebinar, suvepäevad
  • Aeg – kuupäev ja kellaaeg
  • Koht
  • Meeskond
  • Eesmärk – miks sündmus toimub ja mida sellega saavutada püütakse, mõõdikute seadmine.
  • Sündumuse sihtrühm – keda kutsutakse, mis neile oluline on, mida nad teadma peavad.
  • Kommunikatsioon, sõnumid – mida sihtrühmale öelda, mida nad peavad tegema.
  • Sündmuse ülesehitus – mis kell, mis toimub.
  • Riskianalüüs – elimineerida planeerimise käigus võimalikud ebaõnnestumiskohad.
  • Sündmuse analüüs – kes osalesid, millised on jätkutegevused, kas püsiti eelarves, kas eesmärgid täideti.

Kokkuvõtvalt võib öelda, et sündmuste korraldamiseks on mitmeid võimalusi, neid saab teha üle veebi või korraldada füüsilist kohalolekut nõudvaid kohtumisi. Sündmused loovad eelise neile ettevõtetele, kes läbimõeldult neid korraldavad – hea eeltöö, sündmus ise ja järeltegevused annavad soovitud tulemused. Läbi sündmuste on võimalik eristuda, luua kestvaid sidemeid ja emotsioone tekitades meelde jääda.

Mari-Liis Tenno
Tenfor Invest OÜ kaasasutaja ja vastutav turunduskonsultant